مصاحبه های شغلی برای استخدام (که مصاحبه های ساختارمند نیز خوانده می شوند) مصاحبه هایی هستند که هر کدام از پرسش های آن برای آزمایش یک یا چند مهارت طراحی شده اند. پاسخ نیز با محدوده های از پیش تعیین شده مطابقت داده می شود و بر این اساس علامت زده می شود.

به عنوان نمونه مصاحبه ها ممکن است بخواهند که توانایی کاندیدا در مواجهه با استرس را با پرسیدن اینکه اولاً کاندیدا چگونه با استرس سر می کند و سپس با خواستن از کاندیدا برای ارائه مثالی در مورد شرایطی که تحت استرس کار کرده ادامه دهند.

چگونه می توان مصاحبه بر اساس شایستگی را متفاوت از مصاحبه های معمولی انجام داد؟

مصاحبه های معمولی (که غیر ساختارمند نیز نامیده می شوند) در حقیقت مکالمه ای است شامل چند پرسش مربوط به آنچه که ارزیابی کنندگان می جویند؛ با این وصف که در این خصوص هدف مشخصی غیر از درک کلی شما به عنوان یک فرد در ذهن ندارند. سوالات تقریباً شانسی بوده و گاهی می تواند خیلی باز باشد. 

به عنوان نمونه سوالی مثل «شما چه پیشنهادی می توانید به شرکت ما ارائه دهید» می خواهد که اطلاعاتی عمومی در مورد شما جمع آوری کند ولی هیچ مهارت یا شایستگی خاصی را تست نمی کند. در یک مصاحبه ساختار نیافته، کاندیدا بر اساس احساس کلی که بر جای می گذارد مورد قضاوت قرار می گیرد؛ بنابراین به نظر می رسد که فرآیند ذهنی باشد.

مصاحبه های شایستگی محور (که به آنها ساختارمند و رفتاری نیز گفته می شود) بیشتر نظام مند بوده و هر پرسشی مهارت یا شایستگی خاصی را هدف قرار می دهد. از کاندیداها پرسش هایی پرسیده می شود که مربوط به رفتارشان در شرایط خاصی است و ایشان باید با مثال های واقعی جواب دهند. مصاحبه کنندگان آنگاه با پرسیدن سؤالاتی در مورد توضیحات مشخص شده در مورد رفتار یا مهارت کاندیدا، عمیق تر می شوند.

این نوع مصاحبه، چه مهارت ها و شایستگی هایی را می آزماید؟

لیست مهارت ها و صلاحیت هایی که می تواند تست شود، بر اساس سمتی که این روش را برای آن به کار می برید، متفاوت است. به عنوان مثال برای سمت دستیار شخصی مهارت ها و شایستگی ها شامل مهارت های ارتباطی، توانایی سازمان دهی و اولویت بندی و توانایی کار تحت فشار هستند. 

برای یک مدیر ارشد، مهارت ها و شایستگی ها ممکن است شامل مهارت نفوذ و مذاکره، مهارتی برای غلبه بر استرس و فشار و مهارت رهبری و ظرفیت قبول ریسک های حساب شده باشد.

در اینجا لیست خلاصه ای از مهارت ها و صلاحیت های معمول که ممکن است از شما پرسیده شود آمده است.

چه سؤالاتی در مصاحبه بمی توانید بپرسید؟

اگرچه اغلب سؤالات تمایل دارند که مثال هایی از شرایطی که شما مهارت های خاصی را نشان داده اید بپرسند، اما آنها می توانند در غالب های مختلفی ظاهر شوند. مثال ها شامل موارد ذیل می شوند:

• چگونه اطمینان پیدا می کنید که روابط کاری مناسبی با همکاران بالاتر خود برقرار نموده اید؟
• یک نمونه از شرایطی ارائه دهید که مجبور بودید یک تنش را با مشتری داخل یا خارج سازمان حل کنید.
• چگونه افرادی که پیشاپیش برای درگیری آماده شده اند را تحت تأثیر قرار می دهید؟
• به ما از شرایطی بگویید که تصمیمی گرفتید و سپس نظر خود را تغییر دادید.

در بسیاری از مواقع، ارزیابی کننده با یک سؤال عمومی شروع می کند و پس از آن سؤالاتی بر اساس مثال های واقعی مشخص دنبال می شوند. بنابراین به عنوان نمونه:

• چگونه مدیریت رو به ترقی را اعمال می کنید؟
• مثالی ذکر کنید که یک اختلاف عقیده ریشه ای با یکی از رؤسای خود داشته اید.
• کلید پاسخ به همه سؤالات این است که از فرد انتظار می رود «نشان دهد» که مهارت های لازم را با استفاده از مثال هایی از تجربیات گذشته دارد و تنها در مورد موضوع در فضایی تئوری و غیرشخصی صحبت نمی کنند.

چگونه سؤالات مصاحبه بر اساس شایستگی نشانه گذاری (امتیاز دهی) می شوند؟

قبل از شروع، ارزیابی کنندگان مشخص خواهند کرد که چه نوع از پاسخ ها امتیاز مثبت داشته و کدام نوع از پاسخ ها به ضرر کاندیدا شمرده خواهد شد. به عنوان نمونه برای سؤالاتی نظیر «زمانی را توصیف کنید که مجبور بودید با فشار سر کنید» شاخص های مثبت و منفی می توانند به ترتیب ذیل باشند:

در بعضی از موارد شاخص های منفی به دو قسمت تقسیم می شوند: شاخص های منفی کوچک تر مانند آنهایی که منفی هستند ولی خیلی مهم نیستند؛ و شاخص های منفی قاطع مانند آنهایی که قابل گذشت نیستند مثل کمک نخواستن وقتی که مورد نیاز است.

بدین ترتیب نشان گذاری ها بر اساس مقداری که پاسخ های کاندیدا متناظر با شاخص های مثبت است یا منفی اختصاص داده می شود. در اینجا نمونه ای از جدول امتیازدهی برای جدول فوق آمده است:

در صورتی که مصاحبه کنندگان احساس کنند محدوده هایی وجود دارد که مورد بررسی قرار نگرفته اند، ممکن است با کاوش مناسب در طول مصاحبه کمک کنند. 

مثلاً در پاسخ به پرسش فوق «نمونه ای از زمانی را توصیف کنید که مجبور شدید با فشار سر کنید» اگر روی چگونگی مواجهه با زاویه عملی مشکل تمرکز کرده و فراموش کردید در مورد مدیریت بر استرس چه در طول و  چه بعد از رویداد صحبت کنید، ارزیابی ممکن است کارجو را با یک سؤال اضافه نظیر «چگونه در آن زمان با استرس کنار آمدید» توجه تان را برانگیزاند. 

این می تواند فرصتی در اختیار وی قرار دهد تا تصویر کاملی از رفتارش را ارائه کند. اینجا همان جایی است که نشان گذاری (امتیازدهی) ممکن است ذهنی شود. در واقع اگر مصاحبه کننده مصاحبه شونده را دوست داشته باشد، ممکن است بیش از زمانی که از وی بدش آمده باشد بی درنگ اغوا شده و شما را به جلو هل دهد.

آماده شدن

آماده شدن، کلیدی است شامل چند گام قابل رعایت که اگر می خواهید به همه پرسش ها پاسخ دهید بدون اینکه مجبور شوید در نقطه خاص در روز مصاحبه، به میزان زیادی بر روی آن فکر کنید.

۱- اطمینان یابید که می دانید چه مهارت ها و شایستگی هایی مورد آزمایش قرار خواهند گرفت. ممکن است روشن به نظر برسد ولی بعضی خصوصیات شخصی ممکن است کمی مبهم باشد و نیاز است که برای اطمینان از اینکه مثال ها متناسب با نکته مورد نظر باشد، کمی فکر کنید. 

به عنوان مثال خصوصیات شخصی ممکن است بگوید که نیاز است که شما باید «مهارتهای ارتباطی خوبی برای مواجهه با اشخاص ثالث داشته باشید». برای کسی که در بخش خدمات مشتریان کار می کند، و از او انتظار می رود که در تمام طول روز به شکایت های مشتریان رسیدگی کند، این موضوع ممکن است شامل آمیخته ای از همدلی/درک به همراه توانایی مدعی بودن در مواقع مورد نیاز و به روش درست باشد. 

به هر حال برای کسی که برای سمتی در سطوح پایین بخش بازرگانی درخواست می دهد، این قضیه به احتمال زیاد شامل مهارتی برای توضیح مسائل پیچیده به روش ساده و نه به میزان زیادی همدلی خواهد بود. بنابراین فهمیدن شرایط احراز شغل خواه کاملاً دقیق نوشته شده باشند یا نه در مشخصات فرد بسیار حیاتی است.

۲- مثال هایی از تجربیات گذشته تان که می توانید از آن برای نشان دادن اینکه شما برخوردار از مهارت ها و شایستگی های شغلی مورد درخواست هستید تعریف کنید. مجبور نیستید که مثال های بسیار پیچیده پیدا کنید؛ به طور مشخص نتیجه داستان نباید حتماً خارق العاده باشد؛ مورد مهم این است که، نقشی که شما برای دستیابی به نتیجه بازی می کنید اثرگذار بوده است.

۳- بیاموزید که داستانی را با استفاده از روش ستاره (star) شرح دهید. این به معنی تنظیم صحنه، توضیح اینکه چگونه شرایط را با تمرکز بر نقش خودتان مدیریت کردید به همراه توضیح جزئیات نتیجه و خروجی می باشد.

ترجمه: مشاوره منابع انسانی رایان راهبرد چابک از سایت interview-skills

 

مطالب و یادداشت های مرتبط:

مصاحبه و پاسخ کارگشای «نمی دانم»!

کانون ارزیابی در مدیریت منابع انسانی

سؤالات کاربردی در انتخاب منابع انسانی متناسب برای شغل

راهنمایی هایی کاربردی برای جذب کارمند جدید

اتومبیل ارزیابی کننده؛ نوآوری ولوو

…