بازخورد دادن بخش مهمی از فرآیند و چرخه ی مدیریت عملکرد است. بدین ترتیب مدیر روشن می کند از دید او، چه حیطه هایی نیاز به بهبود دارند و تمرکز بر روی آن نقاط قرار خواهد گرفت.

جلسات مدیریت عملکرد به ویژه وقتی که موضوع جلسه، بازخورد و صحبت در خصوص کاستی ها و بهبودها باشد، به خودی خود ناخوشایند هستند. حال برای اینکه از این جلسه که با صرف انرژی زیاد برگزار می شود، نتیجه ای متناسب گرفته شود، باید فکر و تلاش کرد.

بازخورد باید به گونه ای تنظیم شود که کارکنان دقیقاً متوجه شوند چه رفتارهایی از آنها سر زده (یا بروز پیدا نکرده) که بر خلاف انتظار بوده است. در بازخورد نباید ابهام وجود داشته باشد و کلی و نامفهوم بودن بازخورد آن را بی اثر می کند.

توانایی مدیر در مدیریت عملکرد و بازخورد دادن مشخص و روشن، به کارکنان امکان درک رفتارهای نامطلوب را می دهد که شاید به خودی خود متوجه نشوند.
یکی از نکاتی که در انتخاب رفتارها و فعالیت های نامطلوب بایستی مورد توجه شود، میزان تکرار رفتار نامطلوب است. معملاً یک رفتار که تنها یک بار مشاهده شده، قابلیت بسط دادن و قضاوت و نتیجه گیری نخواهد داشت.

آگاه کردن کارکنان به عنوان بخشی از بازخورد در مدیریت عملکرد می تواند بسیاری از کاستی ها که ناشی از درک نادرست از انتظارات است را به سرعت بهبود بخشد.

البته برخی از بهبودها در مدیریت عملکرد نیز به همین سرعت اتفاق نمی افتند و نیاز به برنامه ریزی پی گیرانه دارند. رفتارهای نامطلوبی که ناشی از سطح دانش و مهارت ناکافی هستند و یا باورهای فرد به رفتار نامطلوب منجر شده است از این قبیل هستند.

قراردادن بازخورد در جملاتی که با بیان نکته منفی شروع می شوند و گفتن آثار و پیامدهای آن در ادامه می تواند بازخورد را اثربخش تر کند. مثال هایی از بازخورد مناسب برای بهبود را در ادامه ببینید:

- من متوجه شدم که شما جلسات رودررو با کارکنان را به طور مکرر لغو می کنید. با در نظر گرفتن اینکه شما سرپرست واحد هستید و مسئولیت توسعه ی کارکنان واحد به شما سپرده شده، این شیوه قابل پذیرش نیست.

- بهتر است آماده کردن گزارش های کاری فصلی را به لحظات آخر موکول نکنید. این کار باعث می شود ارائه ی شما انسجام کافی نداشته باشد و تلاش های تیم تان را به خوبی منعکس نکند.

- لطفاً از لپ تاپ تان در طی جلسه استفاده نکنید. چون این احساس را نشان می دهد که شما به موضوع علاقه مند نیستید و می تواند موجب حواس پرتی دیگران شده و برای دیگران هم بدآموزی داشته باشد.

مطالب و یادداشت های مرتبط:

مدیریت عملکرد سنتی/

بهبود مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد چابک کارکنان

کانال آپارات رایان راهبرد