تکنیک های مصاحبه خروج خدمت

هر اندازه هم در زمینه سیاست های نگهداشت نیروی انسانی خوب عمل شود، این موضوع باز هم نمی تواند به طور کامل موجب توقف خروج خدمت کارکنان شود. هرچند از دست دادن نیروهای خوب سخت است، ولی اگر مصاحبه خروج خدمت به خوبی انجام شود، می تواند فرصتی برای یادگیری سازمان فراهم کند.

سازمان می تواند از این فرصت برای آگاهی از تجربیات کارکنان در طول خدمت استفاده کند. بدین ترتیب می توان از آن برای ترمیم خط مشی های مدیریت منابع انسانی استفاده نمود و حتی پلی برای بازگشت استعدادها ساخت.

هرچند امروززه بسیاری از سازمان ها بخشی از برنامه ی پایان دادن به خدمات کارکنان را شرکت در این جلسات تعریف کرده اند، ولی تبدیل شدن این بخش به فرآیندی رسمی و بوروکراتیک، مانع دستیابی به نتایج مورد انتظار از آن می شود.

از این واقعیت تعجب نخواهید کرد که مهمترین مانع در شناسایی علت های اصلی خروج شاید کارشناسان منابع انسانی باشند که اهمیت این جلسات را کاسته اند. و آن را به شکل فرم هایی که باید پر شوند تقلیل داده اند.

برای اینکه مصاحبه های خروج خدمت اثربخش باشند و بتوان به اطلاعات حاصل از آن اتکا کرد، رعایت برخی اصول ضروری است:

• از تبدیل آن به فرآیندی رسمی برای تکمیل فرم هایی که «باید پر شوند» جلوگیری شود. به همین دلیل مجری این مصاحبه بایستی کارشناسی توانمند و تحلیلگر باشد تا بتواند پاسخ ها را به دقت تحلیل کرده و به ریشه مشکلی که موجب خروج شده پی ببرد. وی بایستی تا حد ممکن در موضوع و حیطه مورد نظر بی طرف باشد.
• مصاحبه شونده (فردی که از سازمان خارج می شود) نباید هیچگونه نگرانی درخصوص بیان واقعیات داشته باشد. به همین دلیل برخی از شرکت ها این مصاحبه را پس از انجام تصفیه حساب نهایی با کارمند انجام می دهند.
• اگر زمانی حدود چند هفته پس از پایان همکاری برای این گفت و گو درنظر گرفته شود، می تواند نتایج قابل اطمینان تری را فارغ از هیجانات اولیه عاید شرکت کند. برخی سازمان ها، هدایا یا مراسمی را برای تقدیر از خدمات فرد مستعفی در دوران خدمت مهیا می کنند. به این ترتیب می توان راه بازگشت فرد مستعد را تسهیل نمود.

پرسشنامه مصاحبه خروج خدمت

• چه عواملی باعث شد که به دنبال موقعیت شغلی جدیدی بگردید؟
• تحت چه شرایطی حاضر خواهید بود که به شرکت برگردید؟
• آیا قبل از استعفا، در مورد مسائلی که در شرکت داشتید، با کسی صحبت کرده بودید؟
• آیا فکر می کنید که مدیران ارزش مشارکت و همکاری کارکنان را درک می کنند؟ به نظر شما چطور می توان نگرش مدیران را بهبود داد؟
• آیا ابهاماتی در مقررات این شرکت وجود دارد؟ چگونه می توان آنها را واضح تر کرد؟
• آیا فکر می کنید که شرح شغل و مسئولیت های شما در طول دوران استخدام در این شرکت نسبت به ابتدای شروع به کار تغییر کرده است؟ اگر پاسخ مثبت است، لطفاً بگویید که این تغییر مطلوب بوده یا اینکه شرایط را بدتر کرده؟
• آیا به نظر شما ابزارها، منابع و شرایط کاری مناسب برای موفقیت در شغل تان مهیا بوده است؟ اگر نه، در چه مواردی با کمبود مواجه بوده اید؟
• آیا احساس می ­کنید که از آموزش های کافی در طول مدت همکاری برخوردار بوده ­اید؟ چگونه می ­توان آموزش ها را بهبود داد؟
• بهترین قسمت های کار و تجربیات شما در طول دوره همکاری با این شرکت کدام موارد بوده است؟
• سازمان در چه زمینه هایی می­ تواند بهبود پیدا کند؟
• آیا پیشنهاداتی برای ارتقای سطح اخلاق و ارزش های کارکنان دارید؟

• بسیار مهم است که این کار را با یک نکته مثبت به پایان برسانید.

مراد احمدی پور — مشاور منابع انسانی

 

مطالب و یادداشت های مرتبط:

نرخ خروج خدمت ایران/ جهان

فرآیند خروج خدمت کارکنان

در برابر طوفان خروج خدمت

…