به منظور استفاده در برنامه ریزی جانشین پروری یک سمت یا گروه حرفه ای کلیدی می تواند به طرق مختلفی تعریف شود ولی دو حیطه مهم که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از : سطح بحرانی بودن و ریسک نگهداری . سمت کلیدی سمتی است که اگر خالی بماند اثر مهمی روی توانایی سازمان برای انجام کسب و کار عادی خود می گذارد. مهم بودن اثر می تواند بر اساس ایمنی، عملیات تجهیزات و عملیات مالی و اثر روی کارآیی و دیدگاه عموم (شهرت و برند) و از این قبیل باشد.
ریسک نگهداری به سمتهایی بر می‌گردد که در آنها ترک سازمان توسط یک کارمند انتظار می‌رود . (نظیر مواقع بازنشستگی) یا احتمال این اتفاق وجود دارد (ظیر سوابق خروج خدمت) سازمان با تست این حیطه‌ها در یک مقیاس پایین تا بالا می تواند معین کند که چه سمتهایی نیازمند برنامه ریزی کوتاه مدت و چه سمتهایی نیازمند برنامه ریزی بلند مدت هستند.
انجام یک تحلیل شکاف فاصله به عنوان بخشی از برنامه ریزی نیروی کار نیز می تواند ابزار ارزشمندی برای تعریف نقاط کلیدی یا گروههای حرفه‌ای باشد . اطلاعاتی که می‌تواند به تعریف سمتهای کلیدی کمک کند شامل موارد ذیل است :
v اهداف استراتژیک و نتایج مورد نظر فعلی و آتی (از جمله پروژه‌ها و طرحهای توسعه و …)
v تخمین زمانبندی بازنشستگی
v نرخ خروج خدمت
v سمتهای خالی فعلی و سمتهایی که انتظار می روند در آینده خالی شوند
v عملیاتی که به میزان زیادی تخصصی شده اند
علاوه بر تجزیه و تحلیل میزان حیاتی بودن ، ریسک نگهداری و دیگر داده های مربوط به نیروی کار ، در نظر گرفتن سوالاتی از این قبیل هم می تواند سودمند باشد:
۱- چه سمتهایی اگر خالی بمانند ، پتانسیل ایجاد مانع برای رسیدن سازمان به اهداف و نتایج مورد نظر را دارند؟
۲- چه مشاغلی اثر مستقیم روی عموم مردم و دیدگاههایشان دارند؟
۳- پر کردن چه سمتهایی با توجه به تخصص مورد نیاز و یا به خاطر خروج متصدیان فعلی بیانگر ثروت دانشی خاص سازمان هستند؟
۴- آیا کمبودی در بازار کار برای مهارتهای کاری مرتبط پیش بینی شده است؟
۵- آیا نیازی برای برنامه‌ریزی در مورد سمتهایی که در حال حاضر وجود ندارند ، پیش بینی شده است؟
تهیه کننده: مشاوره مدیریت منابع انسانی رایان راهبرد چابک
www.isurvey.ir