طراحی شغل؛ سازماندهی و نتایج

طراحی شغل و آنالیز شغل در مجموعه مفاهیم مدیریت و سازماندهی معنی پیدا می کند. مدیریت را معادل برنامه ریزی، سازماندهی، کارمندیابی، هدایت، هماهنگی و کنترل می دانند.

در این بین سازماندهی را فراگردی تعریف می کنند که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروههای کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش می شود. با این وصف فراگرد سازماندهی مشتمل بر سه مرحله ذیل است:

-  طراحی و تعریف کارها و فعالیت های ضروری

- دسته بندی فعالیت ها بر حسب مشاغل و منصب های سازمانی تعریف شده

- برقراری رابطه میان مشاغل و منصب های سازمانی، برای کسب اهداف مشترک (مبانی سازمان و مدیریت — دکتر رضائیان)

بدین ترتیب یک راه تعریف سازمان این است که بگوییم واحدی است که دروندادها را از محیط اطراف گرفته و از طریق انجام یکسری ”کارها“ آنها را به کالا و خدمات تبدیل می کند. 

با این حال، کار ورودی که باید انجام شود، باید تقسیم شود تا بتوان از طریق منطقی آن را هماهنگ نمود و می توان گفت ”کار“ تلاش هایی است که در جهت تولید و دستیابی نتایج انجام می شود. از سوی دیگر یک کار می تواند به عنوان مجموعه ای از وظایف و مأموریتها و مسئولیتها دیده شود که به کارمند تخصیص داده شده است.

آنالیز گردش کار برای طراحی شغل و تهیه شرح شغل:

آنالیز گردش کار، راهی که کار در سازمان جریان دارد را مطالعه نموده و معمولاً با آزمونی از خروجی های مطلوب و نتایج واقعی (شامل کالاها و خدمات) با در نظر گرفتن کمیت و کیفیت مورد انتظار شروع می شود. سپس فعالیت هایی (شامل وظیفه ها و مشاغل) که منجر به خروجی می شوند، مورد بررسی قرار می گیرند تا مشخص شود که آیا می توانند هدایت کننده به خروجی مطلوب باشند. 

سرانجام داده ها (شامل افراد، مواد، اطلاعات، داده ها، ابزار و غیره) باید به منظور تعیین اینکه آیا این دروندادها می توانند به خروجی ها و فعالیت های کارآتری ختم شوند، ارزیابی می شوند. در مطالعه گردش کار، همچنین مراحل مختلفی که در بر گیرنده مشاغل زیادی هستند و لازم است که فرآیند با بازتعریف وظایف، مأموریت ها و مسئولیت های بعضی از مشاغل بازنگری شود بررسی می گردد.

موضوع طراحی شغل به طور گسترده ای پس از انقلاب صنعتی مورد بحث قرار گرفته است. روش های سنتی طراحی شغل، در سال های اخیر، به طور جدی زیر سؤال رفته اند. برخی از مشکلات طراحی شغل در ۲۵ سال اخیر، نتیجه نارضایتی فزاینده کارگران در برابر کارهایی که برای ربات ها و ماشین های بی روح طراحی شده اند بوده است.

بدین ترتیب پس از آنالیز مشاغل، دو رویکرد برای طراحی شغل وجود دارد:

• رویکرد تمرکز بر تخصصی کردن
• رویکرد تمرکز بر انگیزش

ویژگی های تخصصی کردن شغل که گاهی ساده کردن شغل نیز نامیده می شود و توسط هنری فورد به کار گرفته شد عبارتند از:

• وظایف بسیار کم 
• اغلب در طول روز کاری تکرار می شوند
• نیاز به مهارت های محدود و توانایی های ذهنی پایینی دارند

تخصصی کردن کار جزء اولیه رویکرد مدیریت علمی بود که توسط فردریک تیلور گسترش یافت. او نقش مدیریت را در طراحی شغل به صورت یک فعالیت سه مرحله ای نشان داد:

1. مدیر بهترین راه انجام کار را مشخص می کند
2. مدیر افراد را بر اساس توانایی شان که هماهنگ با کار باشد استخدام می کند
3. مدیر فرد را بر اساس بهترین روش انجام کار تعلیم می دهد
4. سرانجام پرداخت بر اساس عملکرد انجام می شود

در مقابل رویکرد تخصصی کردن، مدیریت مدرن کشف کرده است که افزایش هزینه های ناشی از غیبت کارکنان، نرخ های خروج خدمت بالا در کنار کاهش بهره وری و کیفیت، سنگین تر از منافع حاصل از تخصصی کردن هستند.

چالش اصلی برقراری توازن بین نیازهای انسانی کارکنان و هدف های اقتصادی کارفرمایان است.

تمرکز بر انگیزش شامل رویکردهای مختلفی از جمله گردش شغلی، توسعه شغلی، غنی سازی شغلی و تیم های کاری است. غیر از این موارد، جوانب دیگری نیز در طراحی شغل وجود دارند که در طراحی شغل همه جانبه باید مورد توجه قرار گیرند. 

این عوامل شامل محیط پیرامونی کار، میزان استفاده از ربات ها و ارگونومی هستند. برنامه های کاری متنوع شامل ساعات کاری انعطاف پذیر، ساعات فشرده کاری و گزینه های مختلف کار در مکان های مختلف نظیر دور کاری و استفاده از تکنولوژی های ارتباطی نیز از عوامل مهم تأثیرگذار در طراحی مشاغل هستند.

رایان راهبرد چابک – مشاور مدیریت منابع انسانی در سازماندهی، آنالیز و ارزیابی مشاغل

مطالب و یادداشت های مرتبط با سازماندهی و شغل:

نتیجه گرایی و نیاز به بازآرایی سازمان

رویکردهای آتی در سازماندهی کار

مدل ستاره ای/استراتژی سازماندهی

شرح شغل وظیفه محور در عصر جدید چارلی چاپلین

دوره آنالیز شغل و تهیه شناسنامه شغل به روش هی گروپ

منابع انسانی ایران