آنچه که یک کارشناس منابع انسانی باید بداند ( شایستگی ها — آموزش منابع انسانی )

برای ورود به حیطه ی مدیریت منابع انسانی دانش و مهارت کافی در زمینه های مرتبط ضروری است.

شایستگی هایی که از طریق مطالعه ی کتب مرجع و مقالات و یادداشت های روز نشریات و وب سایت های حرفه ای و شرکت در کارگاه ها و گذراندن دوره های آموزش منابع انسانی کسب می شوند.

فارغ از اینکه در دانشگاه چه درس هایی را خوانده باشید و یا اینکه اصلاً در رشته ی مرتبطی تحصیل کرده باشید یا نه!

البته با فرض اینکه علاقه و تمایل کافی برای ورود به رسته ی شغلی منابع انسانی و نیز نگرشی همسو با ارزش های حرفه ای در این رسته داشته باشید و همچنین از پتانسیل کافی برای یادگیری بیشتر نیز برخوردار باشید.

در این نوشتار که تکمیل و به روزرسانی می شود، جنبه های اصلی این دانش را مرور خواهیم کرد. امیدواریم که کمکی باشد برای کسانی که می خواهند در این راه پایداری داشته باشند و تلاشی باشد در حد توان برای بهبود سطح حرفه ای مدیریت منابع انسانی در کشور.

در این راستا از آموزه های لازم برای دریافت گواهینامه های بین المللی حرفه ای مدیریت منابع انسانی از جمله PHR و SPHR نیز بهره گرفته ایم.

 

- سنجش و تحلیل نیازها

شامل توانایی در استفاده از متدهای کسب اطلاعات موردنیاز برای تصمیم گیری های هم جهت با اهداف سازمان به خصوص در آموزش و توسعه، پیش بینی های کارمندیابی و برنامه ریزی برای تخصیص مزایا است. برخی از گام های معمول در اکثر مدل های شناخته شده بدین ترتیب است:
۱- توصیف اهداف
۲- تعریف وضعیت فعلی
۳- تعریف شکاف (فاصله ی بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب)
۴- اولویت بندی
۵- بررسی و توسعه ی گزینه ها
۶- ارزیابی گزینه ها و تعیین اثرات آنها بر بودجه

 

- انتخاب اشخاص ثالث و تأمین کنندگان شامل مذاکرات عقد قرارداد، مدیریت پیمانکاران به همراه تبیین نیازها برای تهیه ی پروپوزال (RFP)

مقدمه یک قرارداد به طور معمول یک پیشنهاد است. پیشنهادی که طی آن یک سمت ارزشی ایجاد می کند و سمت دیگر متعهد به انجام کاری در قبال آن و یا پرداخت می شود. گاهی شخص ثالثی نیز به قرارداد وارد می شود که نمونه ی بارز آن در منابع انسانی، قراردادهای پیمانکاری تأمین نیروی انسانی است.

در هر صورت باید درک روشنی بین طرف های دخیل در قرارداد درخصوص موضوع قرارداد، انتظارات، کیفیت مورد نظر و سطح خدمات مورد نظر ایجاد شود. بهترین فرآیند برای این کار «تقاضا برای پیشنهاد» یا RFP است. که باید توسط خریدار و متقاضی خدمت تهیه شود.

با توجه به افزایش فزاینده قراردادهای برون سپاری در منابع انسانی این موضوع اهمیت بالایی پیدا کرده است. گام های تهیه، ارزیابی و انتخاب یک پیشنهاد قرارداد به شرح زیر است:

۱- نیازسنجی و توصیف اهداف مورد نظر و بودجه ای که برای انجام کار در دست است. گاهی همراه با جلسه ی کلی و غیر رسمی در مورد محدوده و وسعت پروژه (Scope) است.

۲- توسعه ی پیشنهاد شامل توصیفی از جنبه های یک سازمان و کلیاتی درخصوص پروژه ی مورد نظر و فرآیند تعریف شده برای توسعه و ارائه ی پیشنهادات

۳- فرمت مورد نظر برای دریافت پیشنهادات و مستندات لازم پیوست آن

۴- ارزیابی پیشنهادات و انتخاب تأمین کننده ی مناسب

۵- مذاکره با پیشنهاد دهنده و پیمانکار و تأمین کننده ی منتخب برای توافق روی بندهای قرارداد

۶- عقدقرارداد و پایش اجرا و ارزیابی فعالیت های انجام شده

شرکت مشاور منابع انسانی رایان راهبرد به شرکت ها در خصوص اجرای پروژه های بهبود در مدیریت منابع انسانی خدمات مشاوره ارائه می دهد.

 

- مهارت ها و استراتژی های ارتباطی (به عنوان نمونه: مهارت ارائه ی مطلب، همکاری و حساسیت)

با توجه به ذی نفعان مختلفی که کارشناسان و مدیران منابع انسانی با آن مواجه هستند، از مدیران ارشد اجرایی گرفته تا کارگران خط تولید، مشتریان و تأمین کنندگان، مهارت های ارتباطی برای ایشان بسیار حیاتی می شود.

بدین ترتیب آنها خواهند توانست تا از استراتژی مناسب برای ارائه ی اطلاعات متناسب به گروه های مختلفی از مخاطبان و ارتباطات اثربخش بهره گیرند. این مهارت ها و استراتژی ها برای آموزش منابع انسانی نیز به عنوان یکی از فرآیندهای مهم بسیار کارآمد هستند.

 

- مستندات لازم سازمانی برای تطابق با قوانین ملی و مقررات تبعی

هنگامی که مدیران در هنگام مرور عملکرد کارکنان، با یک مسأله ی عملکردی مواجه می شوند و می خواهند که به طور مؤثر و عادلانه ای مسأله ی عملکردی کارمند مورد نظر را بررسی کرده و ضمن تصمیم گیری، آن را به مدیر بالاتر خود گزارش کنند. به طور معمول مدیران در مواجهه با مسائل عملکردی تعلل می کنند و مشاوره و هدایت کارکنان دارای مشکل عملکردی را با تأخیر انجام می دهند. این موضوع داشتن سوابق را ضروری می کند.

زمان کلیدی دیگری که این مستندات مورد نیاز مدیریت منابع انسانی هستند، هنگام اقدام انضباطی است. بدین ترتیب کارکنان هم متوجه می شوند که موضوع ضعف عملکردی و پیامدهای آن جدی شده است. مراحلی که به طور معمول برای اقدام انضباطی باید طی شوند عبارتند از:

هشدار شفاهی، هشدار و اخطار کتبی اولیه، اخطار کتبی نهایی، اقدامات روز تصمیم گیری که کارمند به منزل فرستاده می شود تا در مورد اقدامات خود فکر کند و امکان همراهی در اصلاح را بسنجد، تعلیق و در نهایت خاتمه ی خدمت (اخراج)

این مستندات در شرایطی که عادلانه و قانونی بودن تصمیمات توسط نهادهای دولتی و قضایی و نیز اتحادیه ها و انجمن های صنفی بررسی می شود، بسیار کلیدی هستند.

 

- فرآیندهای آموزش بزرگسالان

ادوارد لیندمن در دهه ۱۹۲۰ کشف کرد که فرآیندهای آموزش بزرگسالان متفاوت با کودکان است. بزرگسالان در گروه های کوچکی که دانش خود را به اشتراک می گذارند، بهتر یاد می گیرند. بعدها در دهه ۱۹۷۰، مالکوم نولس این یافته ها را توسعه داد و آموزش بزرگسالان یا آندراگوژی (Andr­a­gogy) را پایه گذاری کرد.

بر این اساس، یادگیرندگان خودشان در تصمیم گیری آنچه که باید در موردش فکر شود و نحوه ی انجام آن مشارکت می کنند. این رویکرد در برابر پداگوژی (Ped­a­gogy) یا نحوه ی آموزش به کودکان که در آن معلم محور است و تصمیم می گیرد که چه چیزی چگونه آموزش داده شود، قرار دارد.

بر اساس نتایجی که نولِس عرضه کرد، آموزش بزرگسالان دارای ویژگی های زیر است که این فرآیند آموزش را اثربخش تر می کند:

مفهوم خود: حرکت از وابستگی به دیگران به خودهدایت گری

تجربه: افزایش دانش با تجربیات شخصی

آمادگی برای یادگیری: علاقه به فراگیری اطلاعات مفید و منطبق با نیازها و کاربرد آنها

رویکرد به یادگیری: توانایی کاربرد بلافاصله ی آموخته ها برای حل مسائل فعلی در حال اهمیت یافتن است.

انگیزه به یادگیری: بیشتر براساس نیازهای شخصی و نه انتظارات دیگران

بدین ترتیب یادگیرندگان بزرگسال به سه دسته تقسیم می شوند: کسانی که با شنیدن یاد می گیرند، کسانی که با دیدن یاد می گیرند و کسانی که با حواس لامسه و حرکتی یاد می گیرند.

 

- مفاهیم و تکنیک ها و ابزارهای مرتبط با انگیزش

از ابتدای انقلاب صنعتی، صاحبان کسب وکارها به دنبال روش هایی برای بهبود بهره وری بوده اند. این جستجو، دانشمندان را به سمت مطالعه ی محیط کار، کسب وکارها و روابط بین افراد در سازمان سوق داد. این مطالعات منجر به خلق تئوری های بسیاری در زمینه ی کار، ساختار فیزیکی سازمان و محیط و اینکه چرا افراد کار می کنند و چه چیزی آنها را برانگیخته می کند، شد.

برخی از این تئوری ها عبارتند از:

مازلو: سلسله مراتب نیازها؛ نیازهای فیزیولوژیکی، ایمنی، اجتماعی، احترام و تقدیر و خودشکوفایی (۱۹۵۴)

اسکینر: شرطی شدن عامل و تقویت مثبت و منفی و تنبیه و خاموشی رفتار (۱۹۵۷)

فردریک هرزبرگ: تئوری دوعاملی انگیزشی/ بهداشتی (۱۹۵۹)

داگلاس مک گریگور: تئوری ایکس و ایگرگ؛ رفتار مدیران در روابط با کارکنان (۱۹۶۰)

دیوید مک کلیلند: تئوری نیازهای اکتسابی، تجربه ای که در زندگی به دست آمده، افراد را از طریق نیاز به اکتساب، نیاز به وابستگی و نیاز به قدرت بر می انگیزد (۱۹۶۱)

جی استیسی آدامز؛ تئوری برابری؛ آورده ی افراد به کار در برابر عایدی شان (۱۹۶۳)

ویکتور وروم: تئوری انتظار؛ افراد در برابر انتظار برای پاداش برانگیخته می شوند (۱۹۶۴)

کلایتون آردفر: تئوری ای آر جی؛ بر اساس کارهای مازلو سه سطح از نیاز تعریف کرد بقا، وابستگی، رشد (۱۹۶۹)

 

- فنون و تکنیک های آموزش (به عنوان نمونه: آموزش مجازی، کلاس های آموزشی، آموزش حین کار)

تکنیک های آموزش منابع انسانی برای برنامه هایی نظیر حیطه های زیر به کار می روند:

۱- مدیریت و استراتژی کسب و کار: اخلاق، تطابق با قوانین

۲- برنامه ریزی نیروی کار و استخدام: روانه سازی نیروی کار جدید و فرآیندهای سنجش نظیر مصاحبه و …

۳- توسعه ی منابع انسانی: انجام آموزش مجازی، حین کار، توسعه ی مهارت و ارزیابی عملکرد

۴- جبران خدمت و مزایا: خطوط راهنما برای افزایش حقوق

۵- روابط کار و روابط با کارکنان: مسائل مربوط به اتحادیه ها و مهارت های سرپرستی

۶- مدیریت ریسک : آموزش های ایمنی

 

- مفاهیم و تکنیک های رهبری

در مورد رهبری و اینکه رهبران چگونه پرورده می شود مطالب زیادی نوشته شده است. یکی از ریشه ای ترین سؤالات این است که آیا رهبران ساخته می شوند یا رهبر متولد می شوند. در عملکرد رهبری چه چیزی مهم تر است؟ توانایی توسعه ی ساختارها مهم تر است یا توسعه ی افراد؟

در قرن نوزدهم یکی از اولین مطالعات رهبری توسط فردی به نام توماس کارلایل Thomas Car­lyle انجام شد. او تئوری ابرمرد را پیشنهاد کرد که بر اساس آن رهبران با ویژگی هایی زاده می شوند که آنها را از دیگر افراد متفاوت می کند. از دید او، رهبری قابل آموختن نیست.

در اوایل قرن بیستم، این فرضیه، پایه ای برای تئوری های ویژگی های رهبری قرار گرفت. این تئوری ها برای توانایی هدایت دیگران به شخصیت، هوش و ویژگی های فیزیکی رهبری نظر دارند. بعدها اشکالاتی به این فرضیات و تئوری ها وارد شد. نظیر تعاریف مختلف ویژگی های متفاوت رهبری از سوی محققان مختلف.

همان طور که محدودیت های تئوری های اولیه آشکار شدند، محققان به سمت حیطه های جدیدی از قبیل تئوری های رفتاری (از جمله تئوری ایکس و ایگرگ مک گریگور) موقعیتی (جدول مدیریتی بلیک-موتون، تئوری مسیر — هدف روبرت هاوس، هرسی و بلانچارد) و اقتضایی رهبری (تئوری فریدلر فرد آلدرفر) و سبک های رهبری متمایل شدند.

لازم است کارشناسان، مدیران و هر کارشناس آموزش منابع انسانی در خصوص این تکنیک ها اطلاع داشته باشد تا فعالیت های توسعه ی مدیران و رهبران را بدین ترتیب پیش برد.

- مفاهیم و تکنیک های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه (PM) ، می تواند مدیریت یک پروژه ی طراحی برنامه ی نرم افزاری، بنا نهادن یک سازه، اجرای یک برنامه ی جدید بازاریابی یا انجام فعالیت های دیگری که بخشی از عملیات روزمره یک کسب وکار نیستند، باشد.

مدیریت پروژه فرآیندی پنج مرحله ای شامل موارد زیر است:

۱- معرفی و شروع: درخواست ها ارزیابی شده و از بین آنها پروژه هایی برای اجرا انتخاب می شوند. ذینفعان پروژه شناسایی شده و با آنها ملاقات می شود. حامی پروژه نمودار پیشرفت، منابع و مدیر پروژه را تعیین می کند.

۲- برنامه ریزی: این فاز توسط مدیر پروژه هدایت می شود و طی آن مشخص می شود که پروژه چگونه باید اجرا شود. برنامه حاوی کارهای قابل اجرا، بودجه و محدوده ی پروژه و دانش، مهارت و توانمندی های لازم برای انجام پروژه است.

۳- اجرا: در مدت این فاز، برنامه ی پروژه اجرا می شود. تیم پروژه شکل داده می شود و منابع دیگر مورد نیاز برای آن مهیا می شود. فعالیت های تعریف شده در طی برنامه ریزی کامل شده و مدیر پروژه اطلاعات مربوط به پیشرفت بر اساس زمان، برگزاری جلسات وضعیت پروژه و سایر موارد مهم را به اطلاع حامی پروژه می رساند.

۴- کنترل: مدیر پروژه پیشرفت را با برنامه مقایسه می کند و هزینه ها را با بودجه می سنجد. در صورت نیاز برنامه را اصلاح و به روزرسانی می کند. ممکن است با پیشرفت پروژه، ذینفعان نیز خواهان تغییراتی در محدوده ی پروژه شوند. مدیر پروژه آنها را مرور کرده و در صوتر مناسب تشخیص داده شدن، به پروژه اضافه می کند.

۵- بستن: در این فاز، مأموریت های موقتی تخصیص داده شده بسته می شود. حامی/ مشتری پروژه در خصوص نتیجه و دستیابی به هدف پروژه آگاه می شود و مدیر پروژه اطلاعات را از ذینفعان جمع آوری می کند تا در جهت بهبود پروژه های آتی از آن استفاده کند. همچنین مستندسازی فعالیت های پروژه کامل و بایگانی شده و منابع باقی مانده جهت استفاده ای بعدی ترخیص می شوند.

با توجه به پروژه های مختلفی که در منابع انسانی تعریف می شود، لازم است یک کارشناس منابع انسانی یا مدیر منابع انسانی از مفاهیم و تکنیک های مدیریت پروژه اطلاع کافی داشته باشد.

 

- مفاهیم و تکنیک های مربوط به گوناگونی (به عنوان نمونه گوناگونی و تنوع جنسیتی، صلاحیت فرهنگی، سبک های یادگیری)

 

- مفاهیم و تکنیک های روابط انسانی (به عنوان نمونه: هوش هیجانی، روابط سازمانی)

 

- استانداردهای اخلاقی و حرفه ای

 

- فناوری لازم برای پشتیبانی از فعالیت های منابع انسانی (به عنوان نمونه: سیستم های اطلاعات منابع انسانی، خدمات خودکار (سلف سرویس) کارکنان، آموزش الکترونیکی، سیستم های بررسی تقاضاهای کار ATS)

 

- متدهای کمی و کیفی و ابزارهای مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل، تفسیر و تصمیم گیری (برای نمونه: سنجه ها و اندازه گیری، تجزیه و تحلیل هزینه/ فایده، تجزیه و تحلیل صورت های مالی)

 

- تئوری مدیریت تغییر، متدها و روش ها و ابزارها

 

- متدهای تجزیه و تحلیل شغل و شرح مشاغل و شناسنامه های شغل و ارزیابی مشاغل

 

- مدیریت ثبت داده های مربوط به کارکنان (به عنوان نمونه: ابزارهای الکترونیکی، کاغذی، ماندگاری، دسترسی ها)

 

- تکنیک های برآورد، برنامه ریزی و پیش بینی اثر برنامه ها و فعالیت های منابع انسانی در واحدهای مختلف

 

- انواع ساختارهای منابع انسانی (به عنوان نمونه ساختار ماتریسی، سلسله مراتب)

 

- مفاهیم و روش های بررسی محیط (به عنوان نمونه: تکنیک سوات شامل نقاط قوت و ضعف و فرصت ها و تهدید های محیطی و پیست شامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی)

 

- متدهای ارزیابی نگرش ها، دیدگاه ها و رضایت کارکنان (به عنوان نمونه: پیمایش ها، گروه های متمرکز و پنل ها و کمیته ها)

 

- بودجه بندی، حسابداری و مفاهیم امور مالی و جبران خدمت

 

- تکنیک های مدیریت ریسک

 

(این مطلب در حال به روزرسانی برای توصیف هر یک از شایستگی ها است)

شایان ذکر است که برنامه های آموزشی و کارگاه های مدیریت منابع انسانی رایان راهبرد با این موارد انطباق داشته و در جهت توانمندسازی حرفه ای کارشناسان منابع انسانی و مدیران بر اساس متدهای روز دنیا طراحی شده اند.

 

مطالب و یادداشت های مرتبط با دانش و مهارت و دوره های آموزش منابع انسانی:

نیازسنجی آموزشی و برنامه ریزی برای بهبود از راه آموزش منابع انسانی

دوره، کارگاه ها و وبینارهای آموزش منابع انسانی هی گروپ ویژگی ها و پاسخ به پرسش ها

کارگاه های آموزش منابع انسانی رایان راهبرد چابک

دوره آموزش منابع انسانی شرکت یار HR Busi­ness Partner

شفافیت جبران خدمت