اگر در شرکت شما شغل جدید خالی وجود دارد، نگران نباشید. از روش ذیل پیروی کنید تا از موفقیت آمیز بودن استخدام کارمند جدید و ورود دسته جدیدی از کاندیداها برای سمت های دیگر اطمینان پیدا کنید.

آمادگی برای استخدام کارمند جدید

فرآیند استخدام زمانی که سرپرست قسمتی خالی بودن یک سمت را اطلاع می دهد، آغاز می شود. معمولاً مدیر واحد اولین کسی است که از این جریان باخبر می شود. این سمت خالی ممکن است که به علت هر گونه ترک خدمت (Attri­tion )، پایان خدمت (Ter­mi­na­tion) و یا تشخیص سازمان مبنی بر نیاز به کارمندان بیشتر پدید آید. در این زمان مدیر واحد به تیم استخدام هشدار می دهد که نیاز به استخدام کارمندان جدید وجود دارد.

هر شرکتی رویه ای برای صدور مجوز برای این گونه تقاضاها دارد. این موضوع می تواند شامل تأییدیه مدیریت سطح بالاتر و بررسی جنبه مالی قضیه توسط واحد امور مالی باشد. هنگامی که تقاضا تأیید شد، مدیر واحد بایستی برای اطمینان از استخدامی موفقیت آمیز، با مدیران استخدام مشورت نماید.

در بسیاری از موارد، از گذشته فرمهای استخدامی که در گذشته استفاده می شدند در اختیار شرکت می باشد. این راهنما مدارک تحصیلی و میزان تجربه مورد نیاز را که برای سمتهای مشابه در گذشته استفاده شده، لیست می کند. در این صورت، شروع خوبی برای بهبود فرمی مناسب برای سمتهای خالی فعلی فراهم خواهد شد.

مدیر استخدام باید با مدیر مربوطه برای پالایش فرم استخدام از جمله اضافه کردن مدارک مورد نیاز و حذف مواردی که غیر مرتبط هستند، مشورت کند. زمانی که فرم جدید تأیید شد، یک استخدام کننده باید مسئولیت سمت خالی را به عهده بگیرد.

برنامه ی تأمین

یک برنامه تأمین به این پرسش که “چگونه می توانیم کاندیدای مناسب برای سمت مورد نظر پیدا کنیم؟” پاسخ می دهد. راه های زیادی برای برای پیداکردن کاندیداهای بالقوه وجود دارد که بر اساس کارآمدی مورد استفاده قرار می گیرند. بعضی از این منابع عبارتند از:

- بانک اطلاعات کاندیداهای داخلی: کسانی که در داخل سازمان هستند و ممکن است متناسب شغل باشند

- معرفی شدگان توسط کارکنان: از پرسنل بخواهید کسانی که ممکن است متقاضی و متناسب برای شغل باشند را معرفی کنند

- کار شبکه ای: با مشتریان و فراهم کنندگان مواد اولیه که ممکن است کارمند مناسبی را بشناسند، تماس بگیرید

- کنفرانس ها و سمینارها: در رخدادهای مرتبط با صنعت نیز بدین منظور تحقیق کنید

- کارکنان سابق: بعضی کارکنان قدیمی ممکن است بخواهند به شرکت برگردند و یا شخص مناسبی را بشناسند

- رخدادهای استخدامی ویژه: به هر جایی که ممکن است کمکی در این زمینه کند، از قبیل دفاتر کاریابی سرک بکشید

- منابع اینترنتی: سایت های شغل یابی از جمله موارد ذیل، کاندیداهای زیادی را دربر دارند.[۱]

- LinkedIn, Face­book, MySpace and online job boards

- آگهی: روزنامه ها، انتشارات صنعت و .….. منابع بسیار ارزشمندی هستند.

- آژانس ها و شرکت های جستجو کننده

نحوه رفتار با متقاضیان استخدام در سمت مورد نظر

هنگامی که رزومه ها و تقاضاها دریافت می شوند، اطلاع دادن به هر کدام از متقاضیان مهم است. بعضی شرکت ها در این زمینه اهمال می کنند که این موضوع می تواند به حسن شهرت شان در بازار کار آسیب وارد کند.

مدیران استخدام باید با حساسیت رزومه ها و تقاضاهای استخدام را به منظور پاسخ گویی به کمیسیون عدالت در فرصت استخدام[۲] نگاه داشته و پی گیری کنند.

انتخاب کاندیداها برای غربال اولیه، مرحله آغاز کار است. اغلب غربال کردن به وسیله ی تماس تلفنی انجام می شود. هدف از این امر به دست آوردن اطلاعات کلی از شخصیت کاندیدا و میزان تمایل وی و تعیین یا تمرکز روی مدارکی که در رزومه یا تقاضای استخدام درج شده می باشد.

پس از ارزیابی نتایج غربال، برنامه مصاحبه رو در رو را هماهنگ کنید. این مرحله باید در اسرع وقت پس از غربالگری آغازین انجام شود. اجازه ندهید که کاندیدا برای چند هفته منتظر بماند.

بسته سؤالات مصاحبه باید بین تمامی مدیران شرکت کننده در مصاحبه استخدامی یک کاندیدا توزیع شود. این بسته باید شامل رزومه و یا تقاضای شغل کاندیدا، یادداشتهای کسی که غربال اولیه را انجام داده و سؤالات پیشنهادی که در طول مصاحبه پرسیده می شوند، باشد. آماده شدن مدیران برای حضور در جلسه مصاحبه بسیار مهم است.

مدیران باید ارزیابی را بلافاصله پس از مصاحبه انجام داده و نتیجه آن را به تیم استخدامی بفرستند. این ارزیابی ها مبنای انتخاب نهایی کاندیدا هستند.

باید با معرفهای کاندیداهای اولویت بالا تماس گرفت و نتیجه آن نیز باید قبل از استخدام نهایی، با مدیر استخدام کننده به بحث گذاشته شود.

در هر مرحله از فرآیند، کاندیدا را از آنچه تاکنون اتفاق افتاده، آگاه سازید. یک تماس تلفنی به کاندیدای پرشور، زمان خوبی برای اندازه گیری علائق پیشرونده وی در سمت مزبور خواهد بود. از ایشان بپرسید که آیا بر اساس اطلاعاتی که تا بحال از شرکت کسب کرده اند، پیشنهاد استخدام را قبول خواهند کرد؟

بستن موضوع استخدام برای سمت جدید

زمانی که مدیران کاندیدای ارجح را اعلام کردند، باید یک پیشنهاد استخدام تهیه کرد. استخدام کننده در میان فرآیند استخدام باید ایده ای را که موجب پذیرش پیشنهاد از سوی کاندیدا می شود، مرحله به مرحله توسعه دهد. پیشنهاد استخدام نباید پس از مطرح شدن، موجب شگفتی شود.

مشورت با کاندیدای نهایی برای حل جزئیات مواردی نظیر تاریخ شروع به کار و مزایای جانبی ضروری است. پس از آنکه کاندیدای منتخب پیشنهاد استخدام را قبول کرد، مدیران باید تست های عدم اعتیاد و آزمایشات جانبی دیگر را هماهنگ کنند. در طول این مرحله از کار، شرکت باید تصمیم نهایی خود را مبنی بر قبول و یا عدم قبول کاندیدا اخذ کند.

پایان دادن به فرآیند استخدام کارمند جدید

تمام کاندیداهای مردود باید توسط مکاتبه ای رسمی از عدم قبولی مطلع شوند. عقیده خوبی است که فرمی به کاندیداهای مردود شده فرستاده شود و از آنها پرسیده شود که در طول مدت فرآیند استخدام با ایشان چگونه رفتار شد و چگونه می توان آن را بهبود داد.

یک بررسی در مورد رضایت از مصاحبه باید به مدیران استخدام کننده نیز فرستاده شود. در این بررسی می توان در مورد عقاید مدیران استخدام کننده در رابطه با میزان پاسخگویی تیم استخدام و میزان رضایت ایشان از کاندیداهایی که معرفی شدند، چه از نظر تعداد و چه از نظر کیفیت پرسید و نظرشان را نیز در مورد انتخاب نهایی جویا شد.

پیگیری وضعیت استخدام شده جدید

استخدام کننده باید تا اولین روز پاسخگویی به پیشنهاد استخدام و یا پشیمانی در ارتباط نزدیک با استخدام شده جدید باشد. بسته پیشنهادی شامل نامه رسمی، حقوق، تاریخ شروع به کار و فرم های مزایای مهم باید به انتخاب شده ارسال گردد.

مدیران باید در اولین روز شروع به کار استخدام شده، به وی خوشامد گفته و برنامه ای برای آشنا نمودن کارمند جدیدالاستخدام با افراد و رویه های کاری تدارک ببینند. کارمند جدید باید مجموعه مقررات و شرایط کار را دریافت نموده و همه مدارک را به واحد مربوطه ارائه نموده و کارهای اداری مورد نیاز را انجام دهد.

سپس برنامه توسعه و بهبود کارمند جدید باید تهیه گردیده و به واحد منابع انسانی و مدیر استخدام کننده ارائه گردد. این برنامه شامل توضیحاتی در مورد آموزش و برنامه های پیشکسوتی پشتیبان که کارمند دارا خواهد بود می شود.

یادگیری از تجربه استخدام

بررسی های بازخوردی کاندیدا و مدیر استخدام باید مرور شوند تا مشخص شود فرآیند استخدامی در کدام نقاط می تواند بهبود پیدا کند. نتایجی که از کاندیداهای مختلف به دست می آید، می تواند به عنوان راهنما در استخدام های آتی مورد استفاده قرار گیرد.

استخدام فرآیندی سیستماتیک است که از زمان معرفی یک سمت خالی شروع شده و تا موقعی که استخدام شده جدید وارد می شود، پایان نمی پذیرد. پی گیری یک برنامه منظم استخدامی بهترین تضمین کننده برای یک استخدام موفق است. 

ترجمه از منبع اصلی: رایان راهبرد چابک

 

[۱] رایان راهبرد چابک بسیاری از این خدمات را به همراه خدمات مشاوره منابع انسانی ارائه می دهد. [مترجم]

[۲] در برخی از کشورها کمیسیون مزبور جهت ساماندهی به امور عدالت در استخدام و جلوگیری از تبعیض سازماندهی شده است [مترجم]

 

مطالب و یادداشت های مرتبط:

کانون ارزیابی در مدیریت منابع انسانی استخدام

مصاحبه استخدامی و پاسخ کارگشای «نمی دانم»!

سؤالات کاربردی مصاحبه استخدام منابع انسانی

هشت راه حل آسان برای پذیرفته شدن در مصاحبه استخدامی

فواید دانستن مزاج در محیط کار

هشت نکته در مصاحبه تلفنی