ویرایش محتوا

ERP: پیاده سازی موفق برنامه ریزی جامع منابع سازمان

ERP نرم افزار جامع برنامه ریزی منابع سازمان

اکنون برای کسب و کارها خصوصاً آنهایی که در محیطی پرآشوب تر فعالیت می کنند، مسلم شده که به کارگیری کارآ و اثربخش از اطلاعات داخلی و پیرامونی لازمه بقا و رشد است. در این راستا و در پاسخ به این نیاز، سیستم ها و نرم افزارهای برنامه ریزی جامع سازمان ( ERP ) توانسته تا اندازه زیادی انتظارات راهبران کسب و کارها را برآورده ساخته و نظرات را به سوی خود جلب کند. 

سودای اینکه تصمیم گیران بتوانند در هر زمانی که اراده کردند از اطلاعات تازه، ناب و خواستنی بدون طی تنگناهای اداری که برای کسب اطلاعات معمول است، بهره مند شوند، اغوا کننده است. به طوری که درخشش فوایدی که توصیف می شود، گاهی مانع از امکان سنجی و نیز پیاده سازی مناسب این سیستمهای عظیم در سازمان می شود. 

گذشته از چالش های انتخاب و استقرار یک سیستم توانمند، توجه به کاربران، روابط جدیدی که با این سیستم ها ایجاد می شود و نحوه ی ورود داده ها که مستقیماً بر روی کارآیی سیستم تأثیر می گذارد، گاهی به شایستگی در نظر گرفته نمی شود که نگارنده به برخی از آنها در پیاده سازی این سیستمها در صنایع برخورده است. بسیار دیده شده که تکیه صرف بر برنامه ها و سخت افزارهای گران قیمت نه تنها نتوانسته گرهی از مشکلات باز کند، بلکه خود عامل پدید آمدن مشکلات جدیدی شده است.

شرکت SAP یکی از شرکت های اصلی تأمین کننده نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ERP است
شرکت SAP یکی از شرکت های اصلی تأمین کننده نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ERP است

تعدد شرکت هایی که مصمم به استفاده از این مزیت ها بوده ولی در نهایت نتوانسته اند آن را پیاده کنند و ضمن قبول شکست، هزینه های اضافی بابت خرید، اقدامات استقرار سیستم جدید و اقدامات استقرار سیستم قدیمی را نیز متحمل شدند، گویاست. حیاتی است که فناوری اطلاعات در عین کارآیی، ساده بوده و متناسب و هم وزن مسائل پیش رو طراحی و تهیه شود.

در این نوشتار به برخی از مشکلاتی که در اثر انتخاب، به کارگیری و پیاده سازی غیر حرفه ای سیستم های عمدتاً پرهزینه و وارداتی ERP خصوصاً مسائلی که در ارتباط با نیروی انسانی از قبیل کاربران، توسعه دهندگان، مدیران و روابط بین ایشان پیش می آید، می پردازیم. 

- تأمین نرم افزار مناسب برنامه ریزی جامع منابع سازمان ERP

شناسایی و جلب همکاری تأمین کننده ای که بتواند نرم افزاری متناسب با ویژگی های تعریف شده برای سیستم ERP را مهیا کند، قدم اساسی اول است. پس از مذاکرات قیمتی و چگونگی واگذاری امتیاز و توافق بر روی تعداد کاربران مجاز به استفاده، نوبت به سنجش توانایی تأمین کننده در پشتیبانی و بومی سازی نرم افزار متناسب با استانداردهای پذیرفته شده منطقه و نیازها و گزارشات مورد نیاز برای ذینفعان است. 

با توجه به اینکه این نرم افزارها معمولاً برای فعالیت در محیطی جدای از محل به کارگیری طراحی شده اند، احتمال عدم تناسب آن با محیط مورد عمل وجود داشته و به کارگیری آن نیاز به سفارشی سازی های گزاف دارد که باید محاسبات این سفارشی سازی ها در تحلیل قیمت و زمان به کارگیری در نظر گرفته شود. 

سفارشی سازی ها عمدتاً محتاج به کارگیری توسعه دهندگان پرهزینه و برنامه نویسان است که تأمین کنندگان به راحتی زیر بار تقبل این دسته از هزینه ها نمی روند؛ البته این مشکل در صورتی شایان توجه است که به کار گیرنده خوش شانس بوده و بتواند در زمان مورد نیاز، این توسعه دهندگان نرم افزار را شناخته و به پروژه توسعه و سفارشی سازی فرا خواند.

- خدمات پشتیبانی نرم افزار ERP

حق لیسانس کاربری گران، خود می تواند مانع به کارگیری بهینه یک سیستم جامع شده و ورود داده ها و گزارش گیری ها را مختل کند. استراتژی برخی از تأمین کنندگان، فروش ارزانتر نرم افزار و جبران هزینه ها و سود در فروش کاربری ها، دسترسی ها و لیسانس های جدید و متناسب سازی است. 

شاید این وضعیت برای سازمانهای تازه تأسیس فرصتی درخشان دیده شود ولی تخمینی از تعداد کاربران در آینده می توان برآوردی دقیق تر از هزینه تمام شده استقرار و به کارگیری نرم افزار به دست دهد.

- سطح درک عمومی از محیط پیرامون

بسیار دیده شده که شرکتهای جوانی که حتی فاقد زیر ساخت کسب و کاری لازم برای استفاده بهینه از برنامه جامع سازمانی هستند و فرآیندهای اصلی و فرعی کسب و کار را طراحی و اجرا نکرده اند، تصمیم به اکتساب و به کارگیری این سیستم جامع می گیرند. 

در این شرایط بسیاری از کارکنان (یا همان کاربران سیستم) هنوز با فرآیندهای اصلی و زیرفرآیندهای کسب و کار و حتی وظیفه محوله آشنا نبوده و بدین ترتیب در دام پیچیدگی نحوه استفاده از سیستم می افتند. در این وضعیت ایشان فعالیت خود را محدود به تلاش در استفاده از سیستم نموده و از فراگیری وظایف خود و پیدا کردن جایگاه مناسب در سازماندهی و طراحی سازمان غافل می شوند. 

در این وضعیت، سیستمی که می تواند توسط کارکنان شرکت به کار گرفته شود تا به درکی از وضعیت محیط و نیز توانایی ها و ضعفهای داخلی رسیده و از این طریق، شرکت را در رسیدن به اهداف یاری کند، این توانایی را از کارکنان گرفته و به تافته ای جدا بافته که تلاش خود را متمرکز بر منویات شخصی اش می نماید تبدیل می شود. در این شرایط توانایی های شناخت و تحلیل کارشناسان کم سو شده و باعث می شود که ایشان به کاربر بودن بسنده نمایند.

- غول سیستم

غالب شدن و محور شدن سیستم و حل مسائل مربوط به چگونگی راندن و استفاده، قابلیت آن را دارد که در ورای مسائل اساسی کسب و کار اولویت یافته و در پی استفاده از سیستمی اینچنین پیچیده، ابتکار عمل به دست کاربران متبحر افتاده و ایشان در جایگاهی قرار گیرند که با بر شمردن و وزن دهی به آلترناتیوهای ممکن و بازداشتن از بعضی راه حلها که توسط سیستم امکان پذیر نبوده و یا مشکل می نماید، تصمیمات را برای اداره شرکت هدایت کنند! 

در این وضعیت، ساخت راه حلها و انتخاب بهترین ها محتاج بررسی رقبا، بازار و به طور عمومی محیط سازمان در کنار توانایی ها نبوده بلکه وابسته به این می شود که کاربرانی متمرکز روی سیستم و منفک از واقعیت، آن را تأیید و اجرا کنند. در حقیقت همانند مسائل پژوهش عملیاتی، محدوده ای بزرگ از محدوده های ممکن توسط این متغیر محدود شده و آلترناتیوها به شدت کاهش می یابند. 

محتمل است که این کاربران نیز ناخودآگاه و گاهی خودآگاه، به زبان غامض فنی سخن گفته و با به کارگیری اصطلاحات غیر ضرور و متعدد، یادگیری مدیران و تصمیم گیرندگان و حتی کارشناسان را مختل کنند. به صورتی که مدون نشدن سیستم و عدم مستند سازی و ارائه دستور العمل استفاده قابل استفاده توسط همگان نیز بر این مشکل می افزاید.

- گروهی ویژه و مورد عنایت

آنطور که گفته شد، محدود کردن تعداد کاربران توانمند سیستم موجب می شود دایره کاربران محدودتر شده و کاربران کم تعداد به حکم قانون اقتصاد که ارزش را به کمیابی ارزانی می دارد، حکم کیمیا را برای سازمان پیدا کنند. این عنایت ویژه توازن موجود در جبران خدمات را بر هم زده و به صورتی غیر منطقی امکانات و تسهیلات سازمانی را به منظور خوشنود کردن به سمتشان سرازیر می نماید. لازم به توضیح نیست که کارکنان نظاره گر این تخصیص نابجا، سرخورده شده و سر ناسازگاری با این دسته و در نهایت و ناگزیر با این تغییر و سیستم نوبنیاد می نهند. این تضاد و تنش خواه ناخواه نتیجه ای جز کاهش کارایی سیستم ERP و  عدم امکان استفاده از ظرفیتهای بالقوه آن را در بر نخواهد داشت.

- حفظ متخصصان تعلیم داده شده

گذشته از هزینه زیادی که بابت پرورش کاربران، کاربران ارشد و توسعه دهندگان سیستم به شرکت تحمیل می شود، فرصتهای اغوا کننده موجود در بازار کار و سرعت رشد تقاضا برای این تخصصها می تواند حفظ نیروهای مجرب پشتیبان که عمدتاً با سرمایه گذاری های شرکت خریدار آموخته می شوند نیز به سختی ممکن است. به همین دلیل نیاز است که آموزش به کاربران جدید همیشه در جریان بوده و زمان و هزینه اضافی به شرکت تحمیل کند. 

- موازی کاری طولانی و عدم کارآیی

گرچه راندن دو سیستم قدیم و جدید به صورت همزمان عرف معمول برای جایگزینی سیستم است، ولی طولانی شدن و بلاتکلیفی برای زمان جابجایی کامل از بیماری های بزرگ سیستمی است؛ بطوریکه پس از گذشت  مدت زمانی راندن هر دو سیستم تصور غالب کارکنان و حتی مدیران شده و موقتی بودن وضعیت فراموش می شود. 

استفاده از سیستم ERP یا هر سیستم نرم افزاری دیگر در کنار سیستم سنتی در مدت زمان طولانی می تواند بر عدم ناکارآیی افزوده و کارها را دو چندان نماید. این ناکارایی را در کنار استخدام و به کارگیری عده ای تنها برای راندن سیستم و وارد کردن اطلاعات ببینید. کاری که به طور معمول بایستی توسط خود کارکنان موجود انجام شود.

- زیرساخت نرم افزار برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمان

ضروری است قبل از استقرار سیستم های نرم افزاری، علی الخصوص نرم افزارهای سنگین برنامه ریزی جامع سازمان، در زمینه زیر ساختهای تکنولوژی اطلاعات کسب و کار امکان سنجی فنی شود. 

شبکه، میزبانی و سخت افزارهای مورد نیاز در کنار حداقل پهنای باند و تدابیر مورد نیاز برای تأمین امنیت شبکه از الزامات هستند. چه در غیر اینصورت مشکلات بنیان افکنی در فعالیت سیستم و کل کسب و کار بروز خواهد نمود. اگر به موارد ناکارآیی شمرده شده، زمانی را که سیستم بنا به دلایل مختلف از قطع شبکه گرفته تا به روز رسانی بانک داده ها و خارج شدن سیستم از دسترس کاربران به منظور انجام اصلاحات را نیز بیافزاییم، هزینه ناکارآیی بیشتر خواهد بود.

- خطر افشای اطلاعات موجود در پایگاه های نرم افزار

مکرر دیده می شود که به دلیل عدم تخصیص دسترسی درست به کاربران، اطلاعات مختلف و حیاتی سازمان در سطوح مختلف فاش شده و عده زیادی به اطلاعاتی که نباید دسترسی دارند. ایشان به علت عدم توجیه و آشنایی با ضررهای افشای نابجا، حساسیت لازمه را در حفظ اطلاعات نداشته و انتشار اینگونه اطلاعات خود خالق مانعی جدید برای اجرای سیاست های پیش رو خواهد بود. 

زیرا اطلاعات فاش شده بدین رویه، معمولاً به صورت سطحی و بدون محمل های توضیحی و توجیهی هستند و مقاومت و سوگیری کارکنان را موجب می شوند. ضمن اینکه حساب های کاربری مشترک و یا با دسترسی های یکسان، امکان ردیابی منابع اطلاعات را از بین می برند.

افشای نابجای اطلاعات مختلف از جمله میزان حقوق و دستمزد و پاداشهای کارکنان، نوآوری های توسعه یافته در محصولات جدید و … تبدیل به دلمشغولی جدید مدیران شده، به طوری که گاهی موجب بروز عکس العمل های نامتناسب از ظنین شدن به نزدیکترین یاران و کاربران مجاز گرفته تا پیچیده تعبیر کردن نحوه انتشار و توجیهاتی چون عدم اعتبار سیستمهای جاری دیگر و ... هم می شوند.

روشن است که انجام درست امکان سنجی انسانی در کنار امکان سنجی های فنی و اقتصادی و نیز آمادگی زیرساخت های انسانی و مدیریت تغییرات در کنار فراهم نمودن زیرساخت های فنی و تأمین مالی می تواند امید به موفقیت را بالا برده و نتایج بیشتری از محدوده انتظارات را فراهم کند.

مراد احمدی پور  — دکتر نسیم بهنود

 

مطالب مرتبط:

نرم افزار منابع انسانی

دورنمای شبکه در کسب و کارها

تحولی که «فایل های سند قابل حمل» یا پی دی اف پدید آورد

داده های بزرگ در منابع انسانی

یک تجربه واقعی از به کارگیری برنامه ریزی جامع سازمان ERP

ویژگی‌های خاص کارگاه‌های آموزشی رایان راهبرد چیست؟

کارگاه‌های رایان راهبرد بر اساس مدل‌ها و روش‌های روز دنیا و با رویکرد ایجاد مهارت تخصصی تدارک دیده شده‌اند و یادگیری انجام موضوع آموزش پس از مشارکت فعال تضمین شده است. این مهارت‌ها برای مدیران و متخصصان منابع انسانی یک مزیت رقابتی ایجاد می‌کنند تا در موقعیت‌های شغلی مناسبی در این حرفه قرار گیرند.

رویکرد رایان راهبرد در ارائۀ خدمات مشاوره منابع انسانی چگونه است؟

رایان راهبرد تأکید زیادی به درونی‌سازی متدهای به کار گرفته‌شده در سازمان‌ها دارد. به طوری که تمامی پروژه‌های مشاوره پس از آموزش به ذینفعان و متولیان منابع انسانی سازمان آغاز می‌شوند. بدین ترتیب اجرا با آگاهی از دورنما و تسلط بر تکنیک همراه خواهد بود. سازمان نیز در آینده وابسته به مشاور نبوده و می‌تواند خود، به‌روز‌رسانی‌ها را متناسب با تغییرات پیش برد.

مطالب و یادداشت‌های وب سایت رایان راهبرد چابک چه ویژگی‌هایی دارد؟

کادر تحریریه رایان راهبرد چابک متشکل از متخصصان منابع انسانی با تسلط بر روزنامه‌نگاری است و متفاوت با فعالان دیجیتال مارکتینگ فعال در فضای مجازی و شبکه‌های اجتماعی، به کیفیت محتوا وفادارند. مطالب و یادداشت‌هایی که در وب سایت منتشر می‌شوند، عمدتاً محتوای تولیدی و یا ترجمه‌ای از روندها و سیگنال‌های موجود در فضای جهانی منابع انسانی است که خاص رایان راهبرد است. این محتواها برای اولین بار به زبان فارسی منتشر می‌شوند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Scroll to top
error: این محتوا محافظت شده است