یک تجربه واقعی از به کارگیری برنامه ریزی جامع سازمان ERP

یک تجربه واقعی از به کارگیری برنامه ریزی جامع سازمان ERP

ERP :! استفاده از فناوری اطلاعات هم اکنون لازمه بقا و رشد صنایع، علی الخصوص آنهایی که در محیطی پرآشوب تر هستند، می باشد.

اما این لازمه زمانی شکل واقعی می گیرد که احساس نیاز به آن وجود داشته و استفاده از راه حل سازمان را از مشکل برهاند. آفت استفاده از فناوری اطلاعات، پز استفاده از آن و تکیه صرف بر برنامه ها و سخت افزارهای گران قیمت کامپیوتری است که نه تنها نمی تواند گرهی از مشکلات باز کند، بلکه خود عامل پدید آمدن مشکل جدیدی می شود. فناوری اطلاعات بایستی در عین کارآیی ساده بوده و متناسب و هم وزن مسائل پیش رو طراحی و تهیه شود.

در یکی از تجربه های اینجانب، شرکتی معظم، سفارشی چند میلیون دلاری برای تهیه و راه اندازی سیستم برنامه  ریزی جامع سازمانیERP آماده نموده و طی قراردادی برنامه مزبور را خریداری نمود. ولی مشکلات متعددی پس از آن بروز نمود:

- مشکل تأمین نرم افزار مناسب

با توجه به مشکلاتی که کشور درگیر آن است، تأمین نرم افزار هایی که حرف اول را می زنند، از قبیل SAP , و Ora­cle و … امکان پذیر نشد، در آن مقطع درک مناسبی از توانایی های داخلی هم وجود نداشت، بنابراین تصمیم به انتخاب شرکتی رده دوم گرفته شد.

ضمناً امکان انجام مذاکرات قیمتی هم به همان دلایل به صورت کارآ فراهم نشد. نرم افزار انتخاب شده متناسب با محیط مورد عملنبوده و نیاز به سفارشی سازی های گزاف در آن به وفور وجود داشت.

- کاسته شدن درک عمومی از محیط پیرامون

با توجه به اینکه شرکت مزبور به تازگی از فاز نصب و راه اندازی به فاز عملیات و بههرهبرداری رسیده بود، بنابراین فاقد زیر ساخت کسب و کاری لازم برای استفاده بهینه از برنامه مزبور بود.  به نحوی که بسیاری از کارکنان (که در حقیقت کاربران سیستم بودند) با فعالیت اصلی کسب و کار و وظیفه خود آشنا نبودند، طبعاً در دام چگونگی استفاده از سیستم افتاده و فعالیت خود را محدود به تلاش به استفاده از سیستم نمودند.

طبعاً سیستمی که می توانست توسط همین کسانی که قبلاً کارکنان شرکت خوانده می شدند و اکنون دیگر تنها کاربران سیستم بودند، به اندک درکی از وضعیت محیط و نیز توانایی ها و ضعفهای داخلی رسیده و از این طریق، شرکت را در رسیدن به اهداف یاری کند، این توانایی خود را از دست داده و تبدیل شد به تافته ای جدا بافته که تمامی تلاش خود را متمرکز بر منویات شخصی اش می نمود.

- غول سیستم

غالب شدن و محور شدن سیستم و چگونگی راندن و استفاده از آن، مشکل ناملموس دیگر بود. وضعیت در اثر استفاده از سیستم پیچیده چنان شد که ابتکار عمل به دست کاربران سیستم افتاده و آنها بودند که با بر شمردن آلترناتیوهای ممکن و بازداشتن از بعضی راه حلها که توسط سیستم امکان پذیر نبود، تصمیمات را برای اداره شرکت هدایت می کردند! 

ساخت راه حلها و انتخاب بهترین ها محتاج بررسی رقبا، بازار و به طور عمومی محیط سازمان در کنار توانایی ها نبود بلکه وابسته به این بود که کاربرانی که تنها بر سیستم تمرکز کرده و از واقعیت منفک بودند، آن را تأیید و اجرا کنند. 

این کاربران نیز ناخودآگاه و گاهی خودآگاه، به زبان غامض فنی سخن گفته و با به کارگیری استفاده از اصطلاحات غیر ضرور و متعدد، یادگیری مدیران و تصمیم گیرندگان و حتی کارشناسان را مختل می کردند.

به صورتی که مدون نشدن سیستم و عدم ارائه دستور العمل استفاده قابل خواندن توسط همگان نیز بر این مشکل افزود.

- موازی کاری طولانی و عدم کارآیی

گرچه راندن دو سیستم قدیم و جدید به صورت همزمان عرف جایگزینی سیستم است، ولی طولانی شدن و بلاتکلیفی آن از بیماری های بزرگ سیستمی است بطوریکه پس از گذشت  مدت زمانی راندن هر دو سیستم تصور غالب شده و موقتی بودن وضعیت فراموش می شود.

استفاده از سیستم ERP که در بعضی موارد گذشته از سیستم قدیمی، همراه با انجام دستی کار نیز همراه بود، بر عدم ناکارآیی در مدت زمان زیادی افزوده و کارها را دو چندان نمود. همانطور که  در قبل نیز گفته شد، عده ای نیز تنها برای راندن سیستم و وارد کردن اطلاعات استخدام شدند. 

کاری که به طور معمول بایستی توسط خود کارکنان موجود انجام می شد. 

اگر به این مورد، زمانی را که سیستم ERP بنا به دلایل مختلف از قطع شبکه گرفته تا به روز رسانی بانک داده ها و اصلاح سیستم از دسترس خارج می شد را نیز بیافزاییم، هزینه ناکارآیی بیشتر خود را نمایان می سازد.

- افشای اطلاعات

استفاده از سیستم ERP به صورت عام نشان داد که به دلیل عدم استفاده بهینه از سیستم و عدم تخصیص دسترسی درست به کاربران، اطلاعات مختلف و حیاتی سازمان در سطوح مختلف فاش شده و عده زیادی به اطلاعاتی که نباید دسترسی داشتند. نحوه انتشار این اطلاعات مدتی دلمشغولی اصلی مدیران بود، به طوری که گاهی به نزدیکترین یاران ظنین شده و گاهی هم بسیار موضوع را فراتر برده و پیچیده جلوه داده و آن را ناشی از عدم اعتبار سیستمهای معمول از جمله پست الکترونیک و از این قبیل دانستند.

- گروهی ویژه و مورد عنایت

آنطور که گفته شد، محدود کردن همه گیر سازی توانایی کاربری سیستم موجب گردید که دایره کاربران محدودتر شده و کاربران کم تعداد به حکم قانون اقتصاد که ارزش را به کمیابی ارزانی می دارد، به نادرستی حکم کیمیا را برای سازمان پیدا نمایند. این عنایت ویژه سیل امکانات و تسهیلات سازمانی را به منظور خوشنود ساختن ایشان به سمتشان سرازیر نمود. کارکنان دیگر که نظاره گر این تخصیص نابجا بودند، سرخورده شده و سر ناسازگاری با این دسته و در نهایت و ناگزیر با سیستم نوبنیاد نهادند. این تضاد و تنش خواه ناخواه نتیجه ای جز کاهش کارایی سیستم ERP و  عدم امکان استفاده از ظرفیتهای بالقوه آن را در بر نداشته است.

- خدمات پشتیبانی

حق لیسانس کاربری ERP گران، و عدم موجود بودن متخصصان پشتیبانی داخلی موجب تحمیل زمان و هزینه اضافی به شرکت گردید. ضمناً به علت موجود بودن بازار کار مناسب، حفظ نیروهای مجرب پشتیبان که عمدتاً با سرمایه گزاری شرکت خریدار آموخته شده بودند نیز به سختی انجام شد.

یک تجربه واقعی از به کارگیری برنامه ریزی جامع سازمان ERP

رایان راهبرد چابک

مشاوره و آموزش مدیریت منابع انسانی