شرح وظایف یا شناسنامه شغل؛ کدام مناسب تر است

یکی از پرسش­ هایی که بسیاری از مدیران و کارشناسان منابع انسانی با آن مواجهند این است که ؟

«نگارش شرح وظایف بهتر است یا تهیه و تدوین شرح شغل و شناسنامه شغل؟»

قبل از هر چیز بهتر است تبیین و توصیفی از هر کدام از این دو داشته باشیم و مدل هایی که برای این کار وجود دارند.

(شرح وظایف یا شناسنامه شغل؛ کدام مناسب تر است؟!!!)

شرح وظایف شغلی

شرح وظایف شامل مجموعه ی کارها و وظایفی است که یک شاغل باید آن را انجام دهد. از کارهای کلی و عمومی گرفته تا جزئیاتی از انجام شغل و حتا نحوه ی انجام آن. این متن باید از یکپارچگی برخوردار باشد و بتواند گویای وظایف کافی از هر شغل باشد. بدین معنی که باید مدل و روشی استفاده شود که اطمینان دهد، جامعیت شغل در آن درنظر گرفته شده و به آنچه تنها به ذهن تهیه کننده ی آن رسیده، قناعت نکرد.

با این توصیف متوجه می شویم که بسیاری از متونی که در حال حاضر در سازمان ها وجود دارد را نمی توان شرح وظایف نامید.

متونی که برای پوشش ضعف های موجود عباراتی از قبیل «و انجام سایر امور محوله» به عنوان بندی به انتهای آن نیز اضافه می شود که خود گواهی بر ناقص بودن متن تهیه شده است.

تحلیل شغل و تهیه شرح وظایف به روش دیکوم

مدل دیکوم یکی از شناخته شده ­ترین روش های تدوین شرح وظایف است که با تشکیل پنلی از خبرگان با حضور یک تسهیل گر، شرح کلی وظایف (Duty) و شرح تکالیف (Task) و حتا گام های (Step) انجام کار را تدوین می کند. بدین ترتیب متنی جامع از شرح کارهای هر شغل به دست می آید که کلیت شغل را پوشش می دهد.  این متن گاهی به حدود ۳۰ تا ۴۰ صفحه توصیف از وظایف هر شغل می رسد.

حال اگر این متن را با بسیاری از شرح شغل های معمول سازمان ها و یا آنچه که فرم استاندارد شرح وظایف نیز نامیده می­ شود مقایسه کنیم، به راحتی متوجه می شویم که آنچه که در بیشتر اوقات بدین گونه نامیده می شود، نه شرح وظیفه است و نه به شناسنامه شغلی شباهت دارد.

در عین حال، شرح وظیفه ای که به درستی تهیه شده شده باشد نیز هرچند برای کارکنان مبتدی بسیار کارگشاست و مشاغل بی نیاز از نوآوری و ابتکار عمل را پوشش می ­دهد، ولی به خاطر توضیح جزئیات و محدود کردن اختیارات و نوآوری، افراد حرفه ای را از خود گریزان می کند.

علاوه بر این به خاطر ورود به جزئیات نیازمند به روزرسانی مداوم و روزمره است.

تمایلات نسل های جدید وارده به کسب ­وکارها نیز که عمدتاً شامل افراد تحصیل کرده و حرفه ­ای و علاقه ­مند به آزادی عمل و اختیارات هستند، با این گونه از شرح دقیق و جزئی وظایف سازگار نیست.

شناسنامه شغلی

به همین خاطر بسیاری از کسب و کارها چاره را حرکت به سوی «شناسنامه شغل» (JOB Pro­file) دیده اند. مدل هی گروپ یکی از روش های ساختارمند در تجزیه و تحلیل شغل و تهیه ی شناسنامه مشاغل است.

لینک جستجو در بین شناسنامه های شغلی

در این مدل علاوه بر اینکه با توصیف مسئولیت های کلیدی و نتایج مورد انتظار، آزادی عمل کافی به شاغل داده می­ شود، بخش های مهم دیگری نظیر هدف شغل، شاخص های عملکردی، توانمندی ها و شایستگی ها، محیط عمل نیز مورد توجه قرار می گیرند.

در این روش، زمان تهیه متن مورد نظر، از چند روز به چند ساعت تقلیل داده می­ شود که بازنگری را نیز امکان ­پذیرتر می­ کند.

الگوهای موفق

نمونه شرح شغل بسیاری از شرکت های موفق بین المللی نظیر شل، بی پی، سابیک، داو و اکسون موبیل نشان می دهد که مدل هی گروپ مبنای تبیین نقش ها و مسئولیت های شغلی در این شرکت ها قرار گرفته است.

شرکت مشاوره و آموزش منابع انسانی رایان راهبرد علاوه بر دوره های کارگاهی در زمینه مدل هی گروپ که به صورت فصلی برگزار می کند، اولین پایگاه عظیم شناسنامه های شغلی به روش هی گروپ که حاصل بیش از ده سال فعالیت مشاوره و آموزش آنالیز مشاغل و تهیه شناسنامه ی شغل در صنایع مختلف، از جمله نفت و گاز و پتروشیمی، نرم افزار، پروژه و ساخت و ساز، ارتباطات و مخابرات، داروسازی، فولاد و … است را فراهم نموده است.

شیوه نامه خرید اکانت و استفاده از این بانک اطلاعات شغلی به زبان فارسی را که در طی بیش از ده سال و پس از مصاحبه با بیش از ده هزار نفر از خبرگان شغل های مختلف تهیه شده را در لینک زیر بخوانید:

شیوه نامه کاربری خرید شناسنامه شغل هی گروپ

علاقه مندان می توانند جهت خرید شناسنامه های شغلی مورد نیاز خود (شامل مشاغل عمومی و نیز مشاغل تخصصی برخی از صنایع) با شرکت تماس برقرار نمایند.

 

دوره آنالیز شغل و تهیه شناسنامه ی شغل به روش هی گروپ

مطالب و یادداشت های مرتبط با شناسنامه شغل و شرح وظایف:

شناسنامه ی شغل و شرح شغل

شرح شغل هی گروپ و شناسنامه ی شغل آموزش کارگاهی

نگارش شرح شغل و شناسنامه مشاغل

اصول هی گروپ در آنالیز و ارزیابی شغل

مدل دیکوم

منابع انسانی ایران